„Mit wenigen Klicks optimieren wir so unseren Verwaltungsservice. Die Wartezeiten werden verkürzt und die Abläufe zwischen Mitarbeiter und Bürger sind zielgerichteter“, so Oberbürgermeister Matthias Berger. „Zu einer modernen Verwaltung gehört heutzutage ein breites digitales Angebot, um unkompliziert, schnell und bürgernah handeln zu können.“
Die Terminvereinbarung ist ganz einfach: Wer zum Beispiel ein Führungszeugnis beantragen, den neuen Wohnsitz nach Umzug anmelden oder einen Personalausweis in Auftrag geben möchte, wählt auf www.grimma.de/termin unter dem Stichpunkt Terminvergabe das entsprechende Anliegen aus. „Die Menüführung ist leicht verständlich und in nur vier Schritten abgeschlossen“, so Bürgeramtsleiterin Daria Kunadt. Derzeit stehen 23 Dienstleistungen des Bürgerbüros in den Servicestellen Grimma am Markt und Nerchau im Bürgerzentrum zur Auswahl. Ein Kalenderblatt zeigt die noch freien Kapazitäten an. Sind Tage grün eingefärbt, gibt es noch freie Termine, rot markierte Felder sind belegt. Nun noch den Namen und die E-Mail-Adresse eingeben - und schon ist der Termin gebucht. „Die E-Mail-Adresse ist für die weitere Abfolge sehr hilfreich, da die anschließende Kommunikation über das virtuelle Postfach läuft“, sagt Daria Kunadt. „Nach erfolgreicher Terminbuchung erhält die Besucherin beziehungsweise der Besucher eine E-Mail mit allen Informationen zum Anliegen“. In der Bestätigungsmail sind Ort und Uhrzeit, wichtige Hinweise, die benötigten Unterlagen sowie etwaige Links zu notwendigen Formularen aufgeführt. Zudem kann man mit der E-Mail den Termin auch unkompliziert stornieren, falls etwas dazwischen kommt. Wenige Tage vor dem vereinbarten Termin erhält man noch einmal eine Erinnerungsmail. Die eingegebenen persönlichen Informationen werden nach dem Termin gelöscht.
Wer einen Termin bucht, erhält mit der Bestätigungsmail auch eine dreistellige Nummer, mit der man aufgerufen wird. „So behalten wir den Datenschutz im Bick“, sagt Daria Kunadt. Da die Häuser der Stadtverwaltung derzeit nur mit einem 3G-Nachweis betretbar sind, werden Kundinnen und Kunden aktuell an der Tür abgeholt. Zutritt erhält man nur, wenn man geimpft, genesen oder getestet ist. Werden die Verwaltungsräume wieder geöffnet, erfolgt der Aufruf der Nummer mit einem akustischen Signal über einen Bildschirm im Wartebereich des Erdgeschosses im Stadthaus mit Angabe der Zimmernummer. Im Bürgerzentrum in Nerchau werden die Bürgerinnen und Bürger im Foyer abgeholt.
„Mit der Terminvergabe verbessern und vereinfachen wir die Abläufe um ein Vielfaches“, ist sich Bürgeramtsleiterin Daria Kunadt sicher. „Doch keine Angst, es ist auch weiterhin möglich, per Telefon unter 03437/ 98 58 760 einen Termin zu vereinbaren“.
Das Terminbuchungssystem soll in Zukunft auf weitere Fachbereiche erweitert werden. „Es ist denkbar, dass zukünftig das Standesamt oder das Gewerbeamt mit dem Buchungsportal arbeiten. Auch Bürgerbeteiligungsprozesse wie die Offenlegung eines Bebauungsplanes könnten so terminiert werden“, so Beigeordnete Ute Kabitzsch.
Die Terminvereinbarungssoftware entwickelten die E-Government-Spezialisten der Nolis GmbH mit Städten und Gemeinden. Die Stadt Grimma ist die erste Kommune, die die Terminvergabe-Softwarelösung von Nolis datenschutzkonform mit einem anonymisierten Nummernaufrufsystem nutzt.
